Les règles générales pour qu’un accueil soit réussi

Le cadre : (gai, chaleureux, calme, confortable et décoration agréable). Il doit
contribuer à faire paraître une attente moins longue et à mettre à l’aise. L’orientation du
visiteur doit être facilitée (panneaux indicateurs, signalisation).
L’accueil et ses principales caractéristiques : une présentation soignée un
comportement favorable à la communication :

· Courtoisie :
- Saluer ;
- Sourire ;
-Mettre à l’aise ;
-Avoir un regard bien veillant ;
- Savoir maîtriser ses réactions.
· Disponibilité :
-Ecouter attentivement ;
-Mettre fin à une rencontre envahissante.
· Efficacité : perspicacité pour déterminer l’objet exact de la demande (clarté dans
l’explication).
· Le comportement de l’accueillit influence celui de l’accueillant, il doit donc :
-Respecter les règles de l’établissement (ne pas se présenter un quart d’heure
avant la sortie, arriver à l’heure à un rendez-vous, fournir les documents
demandés bien remplis, etc.) ;
-Savoir exposer clairement sa demande ;
-Avoir une attitude simple et naturelle ;
-Etre toujours courtois et remercier.
3.2. Les imprimés nécessaires
Des documents adaptés à la situation et bien conçus apportent une aide à l’accueillant.
Une documentation sur l’entreprise fournit les explications nécessaires.
Des imprimés spécifiques à remplir pour l’obtention d’un service constitue un gain de
temps.
Divers imprimés utilisés couramment dans le service d’accueil permettent de garder
les traces des visites.